Hoe zorg je voor minder stress tijdens een audit? Susanne Haayer, Quality Manager bij Delamine, vertelt hoe de implementatie van het Alis LIMS daar voor heeft gezorgd.


Van LIMS ​naar ​geïntegreerd kwaliteitssysteem

Chemiebedrijf Delamine gebruikte ​de ​Alis ​LIMS-module ​al een aantal jaren.  ​Het laboratorium ​en de operators ​hadden hiermee grip op hun ​processen.


Toen Delamine besloot ​om ook de QHSE en document management-processen naar een hoger plan te tillen, werd een zoektocht gestart. Hoewel men ​erg tevreden mee was met ​het LIMS van Alis, werd een brede pakketselectie gestart. ​Susanne Haayer, Qualiy Assurance Manager bij Delamine geeft aan dat ze met een open vizier de zoektocht in gingen​: "Het feit dat we Alis al gebruikten voor QC mocht geen doorslaggevende rol spelen."​


Ze vervolgt: "Het Quality Management Systeem moest echt gebruikersvriendelijk zijn en voldoen aan het vooraf opgestelde eisenpakket." "Als een ander pakket beter had geleken voor documentbeheer hadden we daar misschien best wel voor gekozen."


Andere ​software waar naar werd gekeken tijdens de selectie voldeed niet aan de eisen of paste niet echt: “Het was allemaal zo groot en allemaal zo’n ver van mijn bed show, dat we dachten: past dat wel bij ons als ​relatief kleinere organisatie?”

Het Quality Management Systeem moest echt gebruikersvriendelijk zijn en voldoen aan het vooraf opgestelde eisenpakket.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Keuze voor Alis

De aanbeveling richting directie om voor Alis te kiezen was kort en krachtig:


  • Gebruikersvriendelijke software
  • Standaard​functionaliteit sluit aan​ bij ons wensenpakket
  • Leverancier maakt goede indruk: korte lijnen
  • Kosten laag
  • Inrichten van rechten en autorisatie is zelf te bepalen zonder extra kosten.
  • Alis wordt al gebruikt bij Delamine door QC, dus geen nieuw pakket erbij.

Susanne staat nog steeds achter haar advies. “Ik heb al heel wat verschillende QA-pakketten gebruikt. Elk pakket heeft zijn voor- en tegens maar ik ben met Alis heel blij.”

Elk pakket heeft zijn voor- en tegens maar ik ben met Alis heel blij!

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Gebruikersvriendelijkheid

De gebruikersvriendelijkheid van Alis komt steeds opnieuw in het gesprek voorbij.


Susanne kon Alis, samen met een collega, geheel zelf inrichten. Beide hebben geen IT achtergrond.


“Het is natuurlijk wel heel sterk dat je je eigen plaatjes kunt plakken vanuit Visio. Zo kun je de workflows heel makkelijk visueel maken."


"Een kind kan de was doen. Je laat ze het één keer zien en ze redden zich er wel mee. Het is heel gebruikersvriendelijk."


“Het voordeel is ook dat je alles aan elkaar linkt. Het is altijd up-to-date: je hebt niet meerdere versies in één systeem."


"Je kunt heel gemakkelijk, als je een workflow maakt, alles wat erbij hoort erbij plakken, zonder dat je qua beheer extra werk hebt."


"Iedereen die hier binnenkomt en die ooit eens met Google heeft gewerkt, kan ook met Alis werken. Het is een heel simpel systeem."


"Met nieuwe medewerkers is het een kwestie van er even samen erdoorheen lopen. Een keer laten zien: wat vind je waar."


"En daarna loopt het meestal vanzelf". Susanne voegt toe: "Ik heb nog nooit iemand gehad die er moeite mee had."


Over de inrichting zegt Susanne: "De afdelingsvertegenwoordigers hebben elk hun eigen deel ingericht. Op die manier is het voor de gebruikers heel duidelijk, want ze herkennen hun processen daadwerkelijk.”


Alis werkt met een site-licence, niet met gebruikerslicenties. Hierin kunnen ook de rollen en rechten van iedereen zelf worden ingericht.


Susanne: “ Het is prettig dat je alles zelf kunt inrichten: dat je niet bij elke functiewijziging weer moet bellen: nou dan moet Pietje wel een kruisje en Jantje moet het kruisje kwijt. Dat zie je ook wel eens in systemen.”

Het voordeel is ook dat je alles aan elkaar linkt. Het is altijd up to date: je hebt niet meerdere versies in één systeem.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Dashboards & vergaderingen

Met Alis kun je gefilterde overzichten maken en die op een dashboard zetten. Die dashboards kun je delen met collega's. 


Als je op een bepaalde vergadering bijvoorbeeld altijd drie punten bespreekt dan kun je daar eenvoudig een dashboard van maken.


"Dan kan iedereen daar ter voorbereiding even naar kijken, dan zie je of daar wat in zit of niet. Zo hoef je niet zelf te gaan zoeken en filteren. We gaan er in de vergaderingen net even wat makkelijker doorheen."

Zo hoef je niet zelf te gaan zoeken en filteren. We gaan er in de vergaderingen net even wat makkelijker doorheen

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Complimenten van de auditeur

"Wij hebben regelmatig audits en inspecties. Laatst stonden de noodsituaties en incidenten op de agenda tijdens een audit."


"We hebben in Alis een formulier ingericht voor ongewone voorvallen. Voorheen hadden we dat in Excel."


"Uit alle registraties komen natuurlijk acties voort. Want wanneer er iets gebeurt, moet je daar iets mee.​ Alle acties die voortkomen uit ongewone voorvallen zijn nu in Alis gekoppeld en opgenomen op de centrale actielijst."


"Dan heb je direct de traceerbaarheid gedekt. Heb je een incidentje, hoe groot of hoe klein ook, daar komen acties uit."


"Die inspecteurs konden nu zien: er is iets gebeurd. Je ziet direct dat er drie acties voor zijn gestart. Van die acties zijn er twee afgerond en één loopt nog – bijvoorbeeld"


"En als ze volgend jaar weer komen, en ze vragen "Hoe staat het ermee?", dan kun je op dat ene incident klikken en dan zie je die drie acties direct weer staan. Dat vonden de auditors heel sterk. Best practices noemden ze dat."

Dat vonden de auditors heel sterk. Best practices noemden ze dat.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Auditbevindingen & acties in Alis

De formulieren en actielijsten in Alis, gebruikt Susanne ook om de bevindingen en actiepunten die uit audits voortkomen, in de organisatie uit te zetten en op te volgen.


"Als de inspecteurs volgend jaar weer komen, kunnen ze bijvoorbeeld zeggen: jullie hadden 16 bevindingen, waarvan er bij 6 bevindingen iets moest gebeuren."


"En dat kunnen we dan zo laten zien. Zo is het cirkeltje weer mooi rond. En het is makkelijk terug te vinden!"


"Auditors zoeken altijd naar de verbeterloop die erin moet zitten. We hebben alles in Alis uitgetekend."


"Als we nu met de auditor door ons management systeem heenlopen dan kunnen we de procesflow gewoon laten zien op het scherm."


"Je kunt zien wat aan elkaar hangt en bij elkaar hoort. Dat geeft je direct meer inzicht. Dus minder stress tijdens de audit."

Dat geeft je direct meer inzicht. Dus minder stress tijdens de audit.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Op meerdere manieren door de organisatie heen kijken

"Je kunt mooie cross ​links maken en dergelijke. Elke inspecteur die langskomt wil natuurlijk op zijn eigen manier door de organisatie heen kijken."


"Dus een ISO-persoon wil alles in ISO zien, maar wij zijn natuurlijk ook VBS, dus een BRZO bedrijf. En zo’n inspecteur wil andere dingen zien". 


"Vroeger konden de auditeurs dat niet goed zien en vroegen: ja maar welk deel is nu specifiek voor element B van BRZO?"


"Nu kan ik gewoon zeggen: nou dit nummertje B. En dat zijn dezelfde documenten die er ook voor ISO in zitten want daar heb je dezelfde ook voor nodig, plus misschien wat andere documenten.“


“Voor een veiligheidsbeheersysteem heb je bijvoorbeeld ​zeven hoofdstukken. En wat de auditeurs in het verleden niet goed terug konden zien was: welke van die ​zeven hoofdstukken zie je nu waar in het management systeem terug."


"We hadden natuurlijk wel handgemaakte Excel​-lijstjes met Cross-references. Maar ja, dat is lastig om steeds bij te werken als er nieuwe bijkomen of vervallen."


"Nu hebben we dat in het systeem opgenomen. Als we nu nieuwe documenten toevoegen, dan kijken we zowel naar de ISO normen als naar de VBS elementen: waar hoort het thuis?”

Elke inspecteur die langskomt wil natuurlijk op zijn eigen manier door de organisatie heen kijken.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


KPI's doen het werk

Delamine heeft hun actielijsten erin gezet en sinds kort ook de QA-kalender voor het eenvoudig beheer van periodieke taken.


Ook is men bezig met de uitbouw van KPI’s. Hiermee kan men beter en makkelijker monitoren.​


“Dan kun je zien of je uit de bocht vliegt – of niet. Vroeger werd dat in aparte Excel-lijstjes bijgehouden, maar hoe makkelijk is het als het systeem het zelf telt. Dan kun je bijsturen zonder dat je er zelf tijd in hoeft te stoppen.” 


Susanne geeft een voorbeeld van een KPI: “Voor een eenvoudiger zicht op een hoog risico overdue is er in het dashboard een filter ingesteld. Dat kan ik nu direct zien."


"Daar kun je dan ook weer op sturen en dan weet je, waar je staat. Eerder wisten we dat natuurlijk ook wel, maar nu kun je dat net iets duidelijker naar voren toveren."


"En met een KPI erop gaan we elke maand automatisch meten. Dan hoef ik er zelf niet aan te denken.”

​De koppeling van alle registraties ​aan acties vonden de auditors heel sterk. ​Een voorbeeld voor velen, noemden ze d​it.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Documentatie voor iedereen toegankelijk

“We hebben behoorlijk wat standaard documentatie en verklaringen over onze producten."


"Als klanten hier een vraag over hadden, kwam dat allemaal bij mij. Dit hebben we ondertussen ook allemaal in Alis gezet."


"Onze marketing manager in Amerika kan nu ook gewoon in ons systeem kijken en de laatste verklaringen opsturen naar onze klanten, zonder dat ik ertussen zit.“

Onze marketing manager in Amerika kan nu ook gewoon in ons systeem kijken en de laatste verklaringen opsturen naar onze klanten, zonder dat ik ertussen zit.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Meedenken

"Een stukje meedenken vind ik altijd wel prettig. Omdat ik natuurlijk heel veel pakketten heb gehad ben ik redelijk zo van: goh, in dat pakket kon ik dat en dat, waarom kan ik dat nu niet."


"En dan vraag ik het gewoon aan Alis. En als het kan, is het ook altijd snel ingericht."


"En zelfs als het niet kan, dan merk ik dat men daar na verloop van tijd soms weer mee terug komt en zegt: nou we hebben er nog even over nagedacht: als je het dan zo doet...”


Delamine moest van Akzo Nobel bijvoorbeeld verplicht acties met een hoge risico score evalueren. “Maar hoe hou je dat nou goed in beeld? Want eigenlijk is de actie al afgerond, maar het moet over een half jaar wél worden geëvalueerd."


"Nou goed, dan krijg ik vanzelf een mailtje: laten we dat maar zo doen. En dan denk ik: ja daar was ik zelf niet zo opgekomen."

Maar hoe hou je dat nou goed in beeld? Want eigenlijk is de actie al afgerond, maar het moet over een half jaar wél worden geëvalueerd.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 


Over Delamine

Delamine is een Joint Venture van Akzo Nobel Chemicals en Tosoh Corporation Japan.


Papier van theezakjes, koffiepads en tissues, motorolie, verfuitharders (voor bijvoorbeeld windmolens), PUR, pilletjes tegen wagenziekte en diverse veterinaire producten.


Al deze producten hebben met elkaar gemeen dat ze ethyleenamine als grondstof kennen.


Delamine produceert in haar fabriek op het Chemiepark in Delfzijl deze ethyleenaminen.


Susanne Haayer is al sinds begin jaren negentig Quality Manager en heeft ervaring met veel QA management software.


Susanne kreeg binnen Delamine de opdracht voor een pakketselectie en implementatie.


Het moest een breed gedragen en gebruikersvriendelijk systeem zijn dat voldeed aan de eisen van Akzo Nobel & Delamine en zowel ISO als VBS zou ondersteunen. Dat hebben ze gevonden in Alis.

Het moest een breed gedragen en gebruikersvriendelijk systeem zijn dat voldeed aan de eisen van Akzo Nobel & Delamine en zowel ISO als VBS zou ondersteunen.

Susanne Haayer, Quality Assurance Manager

Delamine B.V. 

Bekijk de online demo

Alis Quality Intelligence Software geeft kwaliteitsmanagement een boost.


In deze demo laten we zien hoe snel Alis op te zetten is voor jouw fabriek en hoe het de faalkosten tot 20% kan verlagen.