In-house vs. SaaS LIMS: 5 mythen ontkracht

De vraag naar automatisering in het laboratorium wordt groter en groter. Niet alleen in life-sciences en healthcare, maar ook in de chemische-, voedingsmiddelen- en automotive industrie neemt de automatiseringsbehoefte toe. Sterkere wet- en regelgeving en interne marktwerking zorgen voor een toename van het analysevolume. Dit zorgt er ook voor dat het belang en de afhankelijkheid van laboratorium automatisering toeneemt. Deze systemen zijn vaak mission critical voor de organisatie. Downtime van laboratoriumautomatisering betekent steeds vaker een verstoring van het primaire proces.

Intern ontwikkelde Excel en Access systemen worden steeds vaker vervangen door commerciële Laboratorium Informatie Management Systemen (LIMS). De markt voor commerciële LIMS systemen is gegroeid tot vele honderden miljoenen euro per jaar. De kosten voor intern ontwikkelde LIMS systemen, platform aanschaf, onderhoud en beheer liggen vele malen hoger. Schattingen lopen op tot twee miljard per jaar.

De meeste laboratoria kozen de laatste jaren voor intern geïnstalleerde LIMS oplossingen. Omdat ze er vanuit gaan dat dit hun enige optie is, of omdat ze dachten dat het beter aansloot bij hun behoeften. Voor laboratoria zonder eigen IT afdeling, kan het uitbesteden van een LIMS een zeer slimme en kostenbesparende optie zijn. De ontwikkeling van LIMS systemen via het Software-as-a-Service (SaaS) model biedt laboratoria een volwaardig alternatief voor de in-house installaties. Dankzij de kostenvoordelen zullen SaaS LIMS systemen met voldoende customization mogelijkheden het snelst groeiende segment in de LIMS industrie worden.

Nu de SaaS LIMS markt gestaag groeit, blijken er enkele hardnekkige mythen te zijn ontstaan. Deze mythen weerhouden vele bedrijven ervan om een SaaS LIMS als een volwaardig alternatief te zien. Dit artikel zal de belangrijkste mythen ontkrachten en laten zien waarom een SaaS LIMS met name voor kleinschalige laboratoria de beste keuze is.


Mythe 1: Minder downtime bij een in-house implementatie

De meeste in-house installaties maken gebruik van één of twee servers die geen of minimale redundantie kennen. Een volwaardig backup systeem is vaak niet aanwezig, en er is geen disaster recovery solution beschikbaar. Veel kleinschalige laboratoria hebben niet de middelen om dergelijke safe guards te implementeren. Volgens Gartner heeft een organisatie die gebruikt maakt van in-house systemen gemiddeld 40 uur aan ongeplande downtime per jaar. Bovenop de 2 uur per maand aan geplande downtime vanwege onderhoud. Osterman Research stelt dat de meerderheid van de storingen wordt veroorzaakt door onverwacht technisch falen. Tenslotte geeft www.disaster-resource.com aan dat de gemiddelde storing 4 tot 24 uur duurt. Deze cijfers geven een beeld van het risico dat laboratoria lopen met een in-house systeem.

SaaS LIMS leveranciers, zoals Alis, bieden een LIMS aan vanaf een world-class infrastructuur. Dankzij slimme clustertechnologie worden hoge beschikbaarheid, volledige redundantie, disaster recovery en permanente fallback gerealiseerd. Hiermee is de kans op schade (zowel financieel als in klantenrelaties) door downtime sterk verminderd.


Mythe 2: Een in-house LIMS server is veiliger dan een gehoste server

Wanneer een organisatie geen eigen IT afdeling heeft, is de veiligheid van de interne LIMS installatie minder goed gemonitord dan in een SaaS opzet. Besturingssystemen en server software moeten dagelijks tot wekelijks gepatched worden om stabiliteits- of veiligheidsproblemen te voorkomen. Dit kan een flinke taak worden. En wie gaat dat doen in een klein lab? Daarnaast vereisen deze updates vaak downtime vanwege de installatie. Hoe wordt hier mee omgegaan zonder redundantie, frequente backup en fallbackplan?

Een ander belangrijk punt om hier te noemen is dat de meeste mensen denken dat LIMS beveiliging gaat om het voorkomen dat data in de handen van buitenstaanders valt. De realiteit is echter dat veel veiligheidslekken ontstaan in de organisatie zelf. Veel in-house implementaties zetten de deur open voor nieuwsgierige medewerkers. Een deur die door veel SaaS LIMS providers ferm dichtgespijkerd is.


Mythe 3: Een in-house LIMS is makkelijker te beheren

Een standaard in-house LIMS vereist vaak de IT afdeling om betrokken te zijn bij het LIMS beheer. Gebruikers- en rechtenbeheer, aanpassingen aan inrichting en rapportage waren veelal activiteiten die door de IT afdeling geregeld moesten worden.

Een Alis implementatie zorgt ervoor dat lab managers en laboranten deze taken zelf uit kunnen voeren (mits ze hiertoe de rechten hebben gekregen binnen de organisatie). Indien gewenst kan deze taak nog steeds bij de IT afdeling neergelegd worden, maar het kan gedelegeerd worden op basis van organisatorische verantwoordelijkheid, en niet enkel op basis van technische kennis en kunde.


Mythe 4: Een in-house LIMS biedt meer functionaliteit

De ontwikkeling van webtechnologie heeft de laatste jaren gezorgd voor een enorme toename van de mogelijkheden van webapplicaties. Hierdoor kan de volledige set aan functionaliteit die door traditionele, veelal windows gebaseerde, LIMS toepassingen werd aangeboden worden gerealiseerd.

Ook koppelingen met andere informatie systemen (bijvoorbeeld ERP systemen) en analyse instrumenten zijn mogelijk in een SaaS-installatie.


Mythe 5: Extern gehoste LIMS systemen zijn duurder

Een interne LIMS installatie is een kostbare operatie. Ondanks de perceptie dat interne hosting goedkoop is, de salarissen voor IT-ers worden immers toch al betaald, liggen de kosten snel op vele duizenden euro's per jaar. De tijd die het kost om de serversoftware up-to-date te houden, backup protocollen te definiëren (en monitoren!) en LIMS updates te installeren bedraagt al gauw een dag per maand.

Daar komen de investeringen in hardware nog bij. Afhankelijk van het gewenste beschikbaarheidsniveau, zie ook Mythe 1, kunnen deze kosten hard oplopen. Gezien de afschrijftermijn van de servers en infrastructuur komende deze kosten elke paar jaar weer terug.

Een SaaS LIMS voelt misschien duurder aan, omdat er een factuur voor ontvangen wordt. Maar als het vergeleken wordt met bovengenoemde kosten, zal dit nagenoeg altijd lager uitkomen. En dan hebben we het nog niet gehad over value for money.


Essentie

Laboratoria moeten kunnen vertrouwen op betrouwbare technologie om hun laboratorium processen te faciliteren en hun waardevolle analyse-resultaten op te slaan. Ondanks de vele misverstanden die er over SaaS LIMS oplossingen bestaan, bieden ze een alternatief voor in-house installaties dat op vrijwel alle aspecten beter scoort.


Alis 100% cloud LIMS voor productiebedrijven

Alis is een volledig cloud LIMS met unieke focus op productiebedrijven. Lees hier hoe klanten zoals Bison, Autoliv en Nuplex hun kwaliteit verbeteren vanuit de cloud.

Met dank aan Sciformatix.